Die Zeiterfassungs-App für Lehrkräfte
Ein Überblick über die Funktionen und Feinheiten der Arbeitszeit-App für Lehrkräfte
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Was ist LehrZeit?
Lehrkräfte leisten weit mehr als Unterricht. Vor- und Nachbereitung, Korrekturen, Elterngespräche, Konferenzen, Schulentwicklung und viele weitere Aufgaben gehören selbstverständlich zum Berufsalltag – bleiben aber häufig unsichtbar. Die tatsächliche Arbeitsbelastung lässt sich dadurch oft nur schwer einschätzen und noch schwerer belegen.
„Was nicht sichtbar ist, bleibt in der Diskussion unsichtbar.“
Viele Lehrkräfte wissen zudem nicht genau, wie hoch ihre individuelle Sollarbeitszeit überhaupt ist – dadurch bleibt unklar, in welchem Umfang strukturelle Mehrarbeit geleistet wird. LehrZeit schafft Klarheit: Die persönliche Sollarbeitszeit wird transparent dargestellt und die tatsächlich geleistete Arbeitszeit einfach digital erfasst – pro Woche, Monat, Schuljahr und Kalenderjahr auf Knopfdruck sichtbar.
Aus der Schulpraxis. Für die Schulpraxis. Denn nur was sichtbar ist, kann verstanden, diskutiert und verbessert werden.
Persönliche Daten werden so verschlüsselt gespeichert, dass ausschließlich die Lehrkraft selbst sie einsehen kann – niemand sonst hat Zugriff auf erfassten Zeiten.
LehrZeit wurde von Grund auf nach den Vorgaben der DSGVO entwickelt. Sämtliche Daten werden ausschließlich zweckgebunden verarbeitet und auf Servern in Deutschland gespeichert.
Ob am PC, Tablet oder Smartphone – LehrZeit läuft plattformübergreifend direkt im Browser. Es ist keine Installation nötig und die Daten sind überall auf dem aktuellen Stand.
Man muss kein Technik-Profi sein: Die App führt Schritt für Schritt durch die Einrichtung und ist so gestaltet, dass sich jede/r vom ersten Moment an zurechtfindet.
Das Herzstück von LehrZeit besteht aus dem Haupt-App-Teil mit fünf Registern, in denen man Arbeitszeit erfasst, auswertet und im Blick behält.
Für ausgewählte Admins gibt es einen eigenen Administrationsbereich, in dem zentrale Einstellungen wie Schulferien, Feiertage, Kategorien und mehr verwaltet werden.
Im persönlichen Profil hinterlegt jede Lehrkraft ihre individuellen Einstellungen rund um das eigene Beschäftigungsverhältnis und die Soll-Arbeitszeit.
Der Wiedererkennungswert der GEW spielt eine zentrale Rolle in der App. Alles ist in GEW-Farben aufgesetzt. Oben rechts gibt es Links zur Administration (nur für Admins), dem Profil (Vorname, Nachname Initialen) und einen Start-Button für die manuelle Erfassung.
Es gibt einen Feedback-Button, der zu einem Formular führt, in dem User Feedback, Lob, Kritik und Anregungen an die GEW senden können.
Standardmäßig landet ein Anwender immer in diesen fünf Haupt-Registern. Die Anmeldung ist 14 Tage nach Login gültig.
Die Kategorien für die Schnellerfassung wurden auf maximal 4 pro Zeile limitiert.
Es gibt eine Quick-Links Section, um schnell zu wichtigen Seiten springen zu können.
Die Soll-Arbeitszeit und die Ist-Arbeitsquote kann unkompliziert wahlweise in den Kategorien „Diese Woche", „Dieses Schuljahr", „Dieser Monat", „Dieses Halbjahr" und „Dieses Kalenderjahr" angezeigt werden.
Die Kalkulation der Monats-Soll-Arbeitszeit erfolgt monatsgenau (je nach Arbeitstagen und Feiertagen). So haben wir die Herausforderung gemeistert, dass für die GEW die Zeiterfassung im Kalenderjahr ausschlaggebend ist, für die Lehrkraft jedoch die Arbeitszeit im Schuljahr. Die Wochen-Soll-Arbeitszeit wird „kalkulatorisch" ermittelt. Einen Überblick findet man über den Quicklink „Überprüfung meiner Soll-Arbeitszeit".
In der Kategorie „Letzte Einträge" sind erfasste Zeiten nachträglich einfach bearbeit- und löschbar.
In der Übersicht "Verteilung nach Kategorien" sieht man auf einen Blick, in welchem Bereich besonders viel Arbeit anfällt.
Es gibt einen Button zum Sortieren nach „Älteste zuerst" und „Neueste zuerst" (Standard). Änderungen dieses Buttons werden im Profil gespeichert, man kann also seine eigene Präferenz gut setzen.
Krankheiten werden rot markiert.
Krankheiten lassen sich nicht an Tagen erfassen, an denen gearbeitet wurde. Daher gibt es den Punkt „Arbeitszeit an diesem Tag entfernen", wenn man eine Krankheit erfassen möchte.
Überlappende Termine werden nicht zugelassen. Stattdessen bietet die App Korrekturvorschläge an.
Die Kombination Ferien/Krank und Ferien/Arbeit erzeugt eine diagonale Linie im Hintergrund.
Ein Klick auf einen Kalendertag zeigt die dort erfassten Termine, erlaubt aber auch eine Bearbeitung oder Löschung von Terminen direkt dort.
Krankheiten können nicht am Wochenende eingetragen werden, da wir in der Berechnung der Soll-Arbeitszeit von einer 5-Tage-Woche ausgehen.
Auch im Kalender direkt ist die Erfassung von Arbeitszeit oder Krankheit möglich.
Der Excel-Export ist vom Zeitraum her anpassbar.
Die Überlastungsanzeige hat drei Textvorlagen, die auch im Admin-Menü administriert werden können.
Die Wochenübersicht listet je Kalenderwoche den Zeitraum, die erfassten Stunden, das Wochen-Soll und die daraus resultierende Bilanz auf. Die laufende Woche ist farblich hervorgehoben und mit „aktuell" markiert, sodass sich Über- bzw. Unterstunden auf einen Blick erkennen lassen. Über die Pfeile blättert man zwischen den Halbjahren.
Die Monatsübersicht zeigt für jeden Monat die geleisteten Stunden, das monatsgenaue Soll und die Bilanz. Der aktuelle Monat ist als „aktuell" gekennzeichnet. Auch hier navigiert man bequem über die Pfeile durch die Halbjahre.
Die Auswertung fasst Gesamt- und Sollstunden für den gewählten Zeitraum zusammen und schlüsselt die Zeiten „Nach Kategorien" mit Stunden und prozentualem Anteil auf. Über die Umschalter „Halbjahr", „Schuljahr" und „Kalenderjahr" wählt man aus, auf welchen Zeitraum sich die Auswertung bezieht.
Die FAQ sind sowohl über die Reiter oben als auch über den Hilfe-Link im Footer erreichbar.
Eine bestimmte FAQ kann gezielt angesteuert, markiert und aufgeklappt werden.
FAQ sind von der Frage auf 500 Zeichen limitiert, die Antworttexte sind unlimitiert.
Die Einstellungen sind übersichtlich in Unter-Register aufgeteilt.
Hier kann man sich abmelden und prüfen, zu welchem Bundesland man zugeordnet ist.
Hier kann das Passwort geändert werden.
Hier werden – pro Halbjahr – die Eckdaten des Beschäftigungsverhältnisses erfasst.
Ein Link zum Report „Meine Soll-Arbeitszeit-Kalkulation überprüfen" ist oben verfügbar.
Daten können rückwirkend für das Halbjahr angepasst werden.
Zusätzlich werden Beschäftigungsverhältnis, Einsatzort und verschiedene neue – optionale – Optionen abgefragt. Der Name der (1.) Dienststelle lässt sich unten eintragen.
Nach jedem neuen Halbjahres-Stichtag erscheint ein Popup, das die Richtigkeit der Angaben für das nächste Halbjahr überprüft: „Sind Deine Einstellungen noch aktuell?"
Hier können regelmäßige, automatisch wöchentlich zu erfassende Termine eingetragen werden.
Sobald die Zeit eines automatischen Events erreicht ist, startet ein automatischer Timer. Während dieser Zeit können keine manuellen Termine erfasst werden. Die Farben der einzelnen Kategorien können im Admin-Menü angepasst werden. Eine Aussetzung des Timers für einen bestimmten Tag, zum Beispiel im Fall eines Wandertages oder am letzten Schultag vor den Ferien, ist jederzeit möglich. Automatisch erfasste Einträge können ebenfalls nachträglich bearbeitet werden.
Stehen einer Person z.B. aufgrund von Schwerbehinderung zusätzliche Urlaubstage zu, können diese hier erfasst werden. Sie werden gleichmäßig auf die Monate verteilt und von der Sollarbeitszeit abgezogen. Dies kann im Report „Meine Soll-Arbeitszeit-Kalkulation überprüfen" nachvollzogen werden.
In der Wiedereingliederungsphase können hier die vereinbarten Reduzierungen erfasst werden. Das Tool ist so entwickelt, dass die Reduzierungen auf Wochentage umgebrochen und von der Soll-Arbeitszeit abgezogen werden. Das kann im Report „Meine Soll-Arbeitszeit-Kalkulation überprüfen" nachvollzogen werden.
Hier können Schulferien für ein Bundesland automatisch synchronisiert oder manuell eingegeben werden. Wichtig ist, dass die Schulferien zu Beginn eines Halbjahres korrekt erfasst sind, damit die Anzeige in den Kalendern der Anwender korrekt ist.
Hier können Feiertage für ein Bundesland automatisch synchronisiert oder manuell eingegeben werden. Wichtig ist, dass die Feiertage zu Beginn eines Halbjahres korrekt erfasst sind, damit die Sollzeit-Kalkulation der Mitarbeiter direkt korrekt ausgerechnet werden kann.
Die FAQ können neu hinzugefügt, verändert, gelöscht oder nur deaktiviert werden.
Hier können neue Kategorien angelegt und bestehende geändert oder deaktiviert werden. Wir haben derzeit acht Kategoerien erstellt. Löschen ist nicht möglich. Eine maximale Dauer limitiert die manuelle Erfassung eines Zeiteintrags. Die Farbe ist für die automatischen Termine im Stundenplan. Eine Kategorie sollte nicht sinnverändert verändert werden (= also nicht einfach umbenennen, sondern lieber deaktivieren und eine neue Kategorie anlegen) , da bestehende Einträge von Nutzern damit ebenfalls angepasst werden.
Es gibt eine Dropdown-Liste mit den verfügbaren Einsatzorten. Den Einsatzorten sind Standard-Deputatsstunden Normal/Reduziert mit/ohne Lehramt zugeordnet. Die volle Arbeitszeit pro Woche wird hier von den Angaben der jeweiligen Lehrkraft übernommen. Einsatzorte können hier verändert und deaktiviert, aber nicht gelöscht werden.
Hier können die Standard-Texte für die Überlastungsanzeige verwaltet werden. Es stehen genau drei Textvorlagen zur Verfügung. Eine Textvorlage kann als Standard definiert werden. Die Deaktivierung führt dazu, dass sie für die Anwender nicht zur Verfügung steht.
In einzelnen Fällen kann es benutzerdefinierte Probleme der App geben. In diesem Fall kann das Logging eines Admins auf verschiedene Levels gesetzt werden, damit Log-Einträge einem Entwickler zur Verfügung gestellt werden können.
Stephanie ist Grundschullehrerin – teilzeitbeschäftigt, engagiert und mit dem nagendem Gefühl, dass die Stunden einfach nicht aufgehen. Der Verdacht: Sie arbeitet deutlich mehr als angemessen. Beweisen kann sie es nicht.
Der Europäische Gerichtshof urteilt: Arbeitgeber müssen Arbeitszeiten lückenlos erfassen. Für Stephanie ist klar – jetzt ändert sich alles. Sie fragt ihren Schulleiter nach den konkreten Plänen der Landesregierung. Der lacht sie schlichtweg aus. 😅
Stephanies Reaktion: Es muss eine Lösung her.
Stephanies Mann Jens ist Geschäftsführer einer Software-Firma. Er baut ihr eine App: schnell, niedrigschwellig, gemacht für den Schulalltag. Das Ergebnis lässt nicht lange auf sich warten – Stephanie arbeitet unverhältnismäßig viel. Überraschung! Als Konsequenz lässt sie sich aus familiären Gründen beurlauben.
Fachtagung der GEW Hessen zur Arbeitszeiterfassung in Frankfurt. Im Plenum wird der Wunsch laut: Die GEW soll als Interessensvertretung ihren Mitgliedern eine Lösung bereitstellen. Stephanie meldet sich zu Wort. Die App existiert, sie ist maßgeschneidert für Lehrkräfte – und erschwinglich für die Gewerkschaft.
Das ist die Geburtsstunde von
Das Ziel: eine bundeseinheitliche Anwendung – am besten schon ab dem Schuljahr 2026/2027. Um der KMK zu zeigen, was trotz Föderalismus möglich ist, wenn alle gemeinsam an einem Strang ziehen. 🚀